L’assistant-e administration – finance aura pour principales m | Job Express

L’assistant-e administration – finance aura pour principales missions :
Gestion financière et comptable :
-Assurer la gestion de la comptabilité des programmes en cours, selon des procédures et normes comptables et financières de SUCO;
-Être le garant du respect des délais et des échéances définies dans les cahiers de gestion et procédures;
– Élaborer et soumettre à validation à la représentante pays de SUCO le budget projet, et assurer le suivi des dépenses après son adoption.
– Entrer les données financières dans le programme informatique comptable SAGE 300 et préparer les rapports comptables mensuels pour leur révision et approbation par la personne représentante, selon le besoin ; Assurer leur transfert au siège social de SUCO à Montréal;
– Préparer et vérifier les chèques et les transferts bancaires pour toutes les dépenses des projets et programmes ;
– Assurer le suivi des comptes bancaires et réviser toutes les opérations bancaires ;
– Préparer les demandes de décaissement ainsi que les sorties de fonds ;
-Procéder aux achats et acquisitions en tenant compte et en respect des procédures d’acquisition du cahier de gestion de SUCO;
– Vérifier et contrôler la soumission des rapports de dépenses de l’ensemble du personnel de terrain, des partenaires, des stagiaires et des volontaires ;
– Préparer les audits annuels et travailler avec les vérificateurs externes afin de faciliter les audits requis pour le projet ;
-Veiller à la bonne conformité des pièces justificatives telle exigée dans le cahier de gestion et procédures de SUCO et puis au respect des paiements des échéances aux fournisseurs ;
– Vérifier et valider les procédures d’achat avant d’émettre un chèque et en assurer le suivi ;
– Renforcer les capacités des comptables des partenaires de SUCO sur les normes comptables de SUCO et de nos partenaires financiers ;
– Établir les déclarations et autres obligations fiscales et sociales et procéder aux paiements afférents en respect des échéances requises ;
-Préparer les rapports financiers périodiques (mensuels et annuels) et les documents nécessaires pour les bailleurs de fonds et rapports annuels pour les Ministères partenaires de SUCO.

Ressources matérielles et logistiques :
–Assurer la gestion administrative et logistique du projet ;
–Plus précisément, gérer tous les biens et équipements du projet et tenir à jour, un inventaire complet de l’ensemble de ces biens et équipements (véhicules, matériel informatique, photocopieuses, téléphones, ameublement, etc.) ;
–Coordonner l’achat, la maintenance, l’entretien et la réparation des équipements, véhicules et infrastructures du bureau ;
–Collaborer avec le siège social de SUCO à Montréal au suivi de l’inventaire des biens et équipements;
–Maintenir un registre de l’utilisation des véhicules de SUCO et vérifier si les assurances des véhicules sont payées régulièrement ; contrôler la consommation moyenne des véhicules en carburant.